De fiscus aanvaardt reeds lange tijd dat onkostenvergoedingen voor binnenlandse dienstreizen forfaitair bepaald worden.

De bedragen die de overheid zelf aan haar ambtenaren toekent, worden geacht overeen te stemmen met ‘ernstige normen’ en kunnen belastingvrij worden uitgekeerd als terugbetaling voor de verblijfskosten die een werknemer maakt tijdens beroepsverplaatsingen in België.

Bijgevolg wordt deze vergoeding niet belast indien het bedrag ervan niet hoger is dan de overeenkomstige vergoedingen die de overheid aan haar eigen personeel toekent.

Onder verblijfskosten moet worden verstaan: de andere kosten dan de eigenlijke verplaatsingskosten, namelijk de kosten van maaltijden als gevolg van prestaties die buiten de onderneming maar voor haar rekening worden geleverd.

Vorig jaar is het systeem van de verblijfsvergoedingen voor ambtenaren ingrijpend hervormd, en het lag dus in de lijn der verwachtingen dat de fiscus daar fiscale gevolgen aan zou vastknopen.

Het nieuwe systeem wordt ingevoerd met terugwerkende kracht vanaf 1 september 2017.

Basisbedrag Geïndexeerd bedrag (vanaf 1.9.2017)

Dagelijkse forfaitaire vergoeding (maaltijdkosten) 10 €/dag 16,73 €/dag

Maandelijkse forfaitaire vergoeding (maaltijdkosten) Max. 16 x 10 €/maand Max. 16 x 16,73 €/maand

(voltijdse prestatie)

Aanvullende dagelijkse forfaitaire vergoeding 75 €/nacht 125,50 €/nacht

verblijfkosten (huisvesting)

Het nieuwe uitgangspunt is dat de forfaitaire onkostenvergoeding maximaal 16,73 euro mag bedragen voor een (binnenlandse) dienstreis die ten minste zes uur duurt.

Dat is een verlaging ten opzichte van het oude systeem, waarin iets meer dan 19,00 euro uitbetaald mocht worden voor een verplaatsing van ten minste vijf uur (als er ’s middags gegeten moest worden).

Bovendien is er in het nieuwe systeem geen sprake meer van een vergoeding voor een dienstreis zonder middagmaal. Een werkgever die moet overnachten tijdens zijn dienstreis, kan daarentegen nu een hogere vergoeding krijgen dan onder het oude systeem. Het nieuwe forfait bedraagt 125,50 euro. Vroeger aanvaardde de fiscus slechts ongeveer 45 euro. De “dagvergoeding” van 16,73 euro kan daar nog bovenop komen.

Bron: Circulaire 2018/C/8 betreffende de vergoedingen van de personeelsleden van het federaal openbaar ambt, 22.01.2018 (foto link)