Het UBO-register is een (op Europese leest geschoeide) gecentraliseerde databank waaraan vennootschappen, verenigingen, stichtingen, trusts en andere met trusts vergelijkbare juridische entiteiten verplicht informatie over hun uiteindelijke begunstigden (‘Ultimate Beneficial Owners” of afgekort “UBO’s”) dienen mee te delen.

Het Koninklijk Besluit dat in uitvoering van de antiwitwaswet de praktische modaliteiten van het UBO-register regelt, alsook het verslag aan de Koning, voorzien als deadline om deze informatie aan het UBO-register voor de eerste keer over te maken is 30 november 2018. In een recent gepubliceerde FAQ, te raadplegen via de website van de Federale Overheidsdienst Financiën, alsook volgens een mededeling op de website van de Federale Overheidsdienst Financiën zelf, wordt deze deadline uitgesteld naar 31 maart 2019.

Hoewel de inwerkingtreding pas op 31 oktober 2018 is gepland, heeft u dus tijd tot 31 maart 2019 om uw uiteindelijke begunstigden voor de eerste maal te registreren. (https://financien.belgium.be/nl/E-services/ubo-register)

Hoog tijd om de concrete werking van dit UBO-register aan de hand van een aantal praktische vragen toe te lichten.

Wie moet melden en wanneer?

Het UBO-register zal informatie bevatten over de uiteindelijke begunstigden van Belgische vennootschappen, stichtingen, (internationale) vzw’s, trusts (de facto in de Belgische rechtsorde onbestaande), fiduciën en gelijkaardige juridische entiteiten. Aangezien noch de antiwitwaswet (hierna “de Wet”), noch het in uitvoering van deze wet genomen Koninklijk Besluit een onderscheid maakt tussen vennootschappen mét en vennootschappen zonder rechtspersoonlijkheid, kan er redelijkerwijs van worden uitgegaan dat ook informatie over UBO’s van Belgische burgerlijke maatschappen aan het register moet worden medegedeeld.

Deze informatie zal aangeleverd moeten worden door de bestuurders/zaakvoerders, respectievelijk de trustees of fiduciebeheerders van de informatie plichtige entiteiten. Deze informatie dient jaarlijks te worden gecontroleerd en bevestigd, dan wel te worden bijgewerkt en geactualiseerd.

Daarnaast dient ook elke wijziging in de gegevens van de UBO binnen een termijn van één maand na kennisname van deze wijziging aan het register te worden overgemaakt.

De bestuurders, respectievelijk de trustees of fiduciebeheerders zullen eveneens de UBO’s op duurzame drager (bv. per brief) moeten informeren aangaande de verschillende kenmerken van het register en de rechten en plichten van de betrokken informatie plichtige, alsook van de betrokken UBO.

Met het oog op het voldoen aan deze verplichtingen, zal men in de praktijk een wettelijke vertegenwoordiger of gevolmachtigde kunnen aanduiden.

Daarnaast geldt er ook een terugmeldingsplicht voor bepaalde meldingsplichtige entiteiten (o.a. banken, accountants, notarissen en advocaten) die eventuele discrepanties tussen de informatie waarover zij beschikken en de informatie opgenomen in het UBO-register zullen moeten melden.

De uiteindelijke begunstigde, over wie gaat het?

De Wet somt verschillende categorieën van uiteindelijke begunstigden op die moeten worden aangemerkt als UBO, afhankelijk van het type van entiteit waaraan ze verbonden zijn.

Voor vennootschappen worden in eerste instantie als uiteindelijke begunstigden aangemerkt, de natuurlijke perso(o)n(en) die rechtstreeks of onrechtstreeks, als dan niet gegroepeerd (in coördinatie met andere personen) 25% of meer (dit is echter een louter indicatief percentage waarbij de wijze van berekening verder verduidelijkt wordt in de FAQ) van de stemrechten of eigendomsrechten in de vennootschap aanhouden. Indien geen personen binnen deze categorie als UBO kunnen worden aangemerkt, of indien hierover twijfel zou bestaan, dient volgens de tekst van de Wet en de FAQ te worden gekeken naar de natuurlijke perso(o)n(en) die op een andere wijze zeggenschap heeft/hebben over de vennootschap en tot slot naar de natuurlijke perso(o)n(en) die behoort/behoren tot het leidinggevend personeel.

Voor stichtingen, (internationale) verenigingen, trusts, fiduciën en aan trusts gelijkaardige juridische entiteiten worden diverse categorieën van personen aangeduid waaronder de bestuurders of beheerders, de stichters/oprichters, de begunstigden of de personen in wiens belang de entiteit werd opgericht, enz. Elk van deze personen wordt als UBO aangemerkt.

Welke informatie moet worden medegedeeld?

Ook de inhoud van de te rapporteren informatie over de UBO is afhankelijk van het type entiteit dat moet melden.

Alleszins dient over elke UBO een minimumpakket aan informatie te worden overgemaakt, waaronder de algemene identiteitsgegevens van de UBO (i.e. naam, voornaam, geboortedatum, nationaliteit, rijksregister of ondernemingsnummer of gelijkaardig identificatienummer), diens volledige verblijfsadres, alsook de datum waarop hij uiteindelijke begunstigde van de informatieplichtige entiteit is geworden. Voor iedere UBO dient tevens te worden vermeld tot welke “wettelijke categorie” van uiteindelijke begunstigden hij of zij ressorteert.

Deze informatie dient te worden ondersteund aan de hand van onderliggende documenten. In de FAQ wordt onder meer verwezen naar een kopie van de identiteitskaart/paspoort van de UBO, de oprichtingsakte en statuten van de vennootschap en het aandeelhoudersregister.

Specifiek voor vennootschappen heeft de aan het register over te maken informatie bovendien niet enkel betrekking op de UBO, maar dienen tevens de volledige identificatiegegevens van alle tussenpersonen tussen de UBO en de informatieplichtige vennootschap aan het register te worden overgemaakt (bijvoorbeeld tussenvennootschappen). Dit betekent dus dat in het register de volledige eigendomsstructuur moet worden opgenomen door middel van de welke de UBO over de effectieve controle of een effectief belang in de informatieplichtige entiteit beschikt, steeds met inachtname van de indicatieve 25% drempel uiteraard.

Hoe zal het overmaken van informatie praktisch verlopen?

Deze informatieverstrekking wordt georganiseerd via de applicatie op het MyMinFin-portaal (www.finances.belgium.be/nl/ tabblad E‑services, UBO-register) dat sinds 27 september beschikbaar werd gesteld. U dient zich hiertoe bij dit elektronisch platform aan te melden met een elektronische identiteitskaart. Voor een aantal praktische vragen kan verwezen worden naar de recent gepubliceerde FAQ, alsook naar de door de administratie nog te publiceren diverse gebruikershandleidingen.

Van zodra de informatieoverdracht werd gefinaliseerd en geregistreerd, zal de betrokken UBO hiervan op de hoogte worden gebracht. Volgens de toelichting bij het KB zal deze communicatie in de praktijk op geautomatiseerde wijze verlopen. Personen die via hun rijksregister- of bisnummer of via e-mail geregistreerd zijn op de MyMinFin-applicatie, zullen via dit platform van hun registratie in kennis gebracht worden.

Wat gebeurt er met deze informatie en wie kan deze informatie raadplegen?

De informatie opgenomen in het UBO-register zal in eerste instantie geraadpleegd kunnen worden door de “bevoegde autoriteiten” met inbegrip van de fiscale administratie en de entiteiten die meldingsplichtige zijn in het kader van hun cliëntenonderzoek (o.a. accountants, notarissen etc.).

Voor wat betreft vennootschappen, zal eveneens elke burger mits betaling van een administratieve vergoeding tot het register toegang krijgen. Weze het dat voor vennootschappen enkel op naam of het KBO-nummer van de betreffende vennootschap zal kunnen worden gezocht en niet in de omgekeerde richting, op naam van de UBO.

Voor wat betreft stichtingen, (internationale) verenigingen, trusts, fiduciën en aan trusts gelijkaardige juridische entiteiten wordt op deze openbare toegankelijkheid een rem gezet door te vereisen dat een zogenaamd “legitiem belang” kan worden aangetoond.

Daarnaast kan de UBO, mits motivering van uitzonderlijke omstandigheden, verzoeken om de toegang tot bepaalde informatie die op hem of haar betrekking heeft, te beperken. Deze uitzondering zal echter enkel betrekking hebben op de zichtbaarheid van de geregistreerde informatie en niet op de verplichting om te registreren.

De toegang tot het register voor het publiek zal eveneens beperkt zijn tot slechts bepaalde gegevens. De volledige naam, rijksregisternummer en adres van de UBO zullen daarbij niet geraadpleegd kunnen worden. Evenmin zal men via het UBO-register inzage kunnen verkrijgen in het vermogen of kapitaal van de entiteit.

Indien de UBO met betrekking tot de op zijn naam geregistreerde informatie kosteloos kennis wenst te nemen, kan hiertoe een aanvraag worden ingediend bij de Administratie van de Thesaurie.

De (geactualiseerde) gegevens opgenomen in het register zullen bewaard worden gedurende een termijn van tien jaar, vanaf de dag dat de informatieplichtige entiteit zijn rechtspersoonlijkheid verliest (liquidatie) of zijn activiteiten definitief stopzet.

Welke sancties zijn van toepassing indien de informatieverplichtingen m.b.t. het UBO-register niet worden nageleefd?

Bij niet naleving van de informatieverplichting m.b.t. het UBO-register kan een administratieve geldboete van minimum 250 EUR tot maximum 50.000 EUR worden opgelegd. De tekst van het KB lijkt daarbij uit te schijnen dat dergelijke administratieve geldboete niet kan worden opgelegd aan nalatige trustees of fiduciebeheerders.

De administratie van de thesaurie zal in samenwerking met andere diensten binnen de FOD Financiën, derden, alsook met de beheerders van gelijkaardige UBO-registers in de andere lidstaten de correctheid van de in het register opgenomen gegevens kunnen controleren.

Hoe kan u zich voorbereiden?

De concrete applicatie om informatie aan het UBO-register te verstrekken is sinds 27 september 2018 beschikbaar via het MyMinFin portaal.

Om dit formulier efficiënt in te vullen, kan u zich voorbereiden door volgende acties te ondernemen:

• Identificatie van de rechtstreekse en onrechtstreekse UBO’s van de betrokken identiteit en verzamelen van de over te maken informatie;

• Mede in functie van de omvang van de betrokken organisatie of entiteit, het uitwerken van interne procedures teneinde de correctheid van de geregistreerde informatie te kunnen actualiseren/bevestigen, alsook om bij wijziging van de te rapporteren gegevens binnen een termijn van één maand deze wijziging te kunnen doorgeven.

(https://financien.belgium.be/nl/E-services/ubo-register)